店長が抱えるシフト管理の悩みは尽きない！

多くの飲食店経営者や店長などのマネージャーが抱える悩みの一つが「スタッフのシフト管理」です。例えば…

忙しい時間帯にスタッフが足りなかったり、暇な時間帯にスタッフが余っていたり。時間帯の売上に対して人件費がバラバラだ…

平日は余ってるのに土日のシフト希望者が足りてない…。今月もまたみんなに協力お願いしないと…

飲食店マネジメントにおいてスタッフのシフト管理は大切なポイント。適正なシフト管理を行うことは、飲食店の経営の健全性を確保し、スムーズなオペレーションを実現するための必要条件でもあります。

効率的なシフト管理はスタッフのモチベーションも高める！

「希望のシフトに入れない」「シフト出るのがいつもギリギリ」「人が足りなくて休憩時間もない」などシフトへの不満は離職に繋がります。一方で適切にシフトを管理することはスタッフの就業への満足度を高め、ひいてはお客様へのサービス向上につながることが期待できるでしょう。

しかし、効率良くかつ公平的なシフトを組むことは、簡単ではありません。マネージャーは、いったいどのような工夫をしてシフトを組めばいいのでしょうか。シフト管理の6つのポイントを確認していきましょう。

1.必要なスタッフ数と時間を明確にする

まずは、必要なスタッフ数と時間を明確にすることです。飲食店の営業日ごとに必要なホールスタッフ、キッチンスタッフの数を時間ごとに明確にします。ここでのポイントは、必要なスタッフ数をスタッフの意見や希望だけを聞いて決めないことです。シェフやフロアマネージャーなどの管理職の意見も聞き、最終的にはマネージャーの判断で決めます。

サービスや料理の質を落とさず、十分な経営効率を確保できる「最適数」を店全体のオペレーションを考えながら決めていきましょう。スタッフに不満を抱かせず、店に十分な利益を確保することが、マネージャーにとっての重要な仕事です。

時間	主な業務	キッチン	ホール
10:00-11:00	開店前準備	1	1
11:00-14:00	ランチ営業	2	2
14:00-17:00	仕込み/買い出し/発注	2	0
17:00-19:00	夜営業（ハッピーアワー）	2	2
19:00-23:00	夜営業（ピークタイム）	2	3
23:00-24:00	閉店作業/清掃/レジ締め	1	2

必要なスタッフ数と時間の例。基本の人数ともとに、曜日ごとの売上の増減や業務量によってシフトも増減させましょう。

2.スタッフの希望シフトを常に把握しておく

スタッフの希望シフトを常に把握しておくことも重要です。スタッフの希望シフトを表に書いてもらい、マネージャーに提出させます。希望シフト表は、綿密な情報共有やスタッフのリアルタイムな状況を把握するためにも、できれば週単位で提出してもらうのが理想ですが、難しいようなら月単位で提出してもらいましょう。

また、希望シフト表は、できれば紙ではなく、スマホなど共有が簡単な方法で提出してもらうのがおすすめです。特に、スタッフが希望シフトを頻繁に更新するようなケースでは、マネージャーとスタッフがオンラインで情報を共有できるようにしておくとよいでしょう。

3.マスタースケジュールをスタッフ全員で共有する

提出された希望シフト表をもとに、マスタースケジュールを作成し、スタッフ全員で共有することも大切なポイントの一つです。キッチンスタッフ用マスタースケジュールと、ホールスタッフ用マスタースケジュールを「月単位で作成して印刷する」「スマホやタブレットなどで共有する」など工夫しましょう。

マスタースケジュールを作成する際は、シェフやフロアマネージャーなどの管理職からシフトを組み、その次にアルバイトスタッフのシフトを組むのがポイントです。アルバイトスタッフのシフトは、特定のスタッフに負荷が過重しないように、できるだけ多くのスタッフを分散して組むのがいいでしょう。

また、スタッフがシフトの変更を希望する場合は、最低でも1週間前に申し出してもらうなどのルールを決めておくと安心です。

4.特定のスタッフに依存しない

シフトを組む際に、特定のスタッフに依存しない意識も大切です。これは、特にアルバイトスタッフのシフトを組む際に重要となります。一般的に、飲食業界は離職率が高いため、特定のスタッフに依存しすぎてしまうと、辞められたときに大きな穴が開き、対応が大変になります。

これを防ぐためには、できるだけ多くのアルバイトスタッフをシフトに入れ、特定のスタッフに負荷が集中しないようにすることが大切です。仕事ができて頼りになるアルバイトにシフトを頼りたくなりますが、戦力になっていない新人こそしっかりめにシフトへ入れて早めに仕事を覚えれるように工夫しましょう。

5.バックアップスタッフを確保しておく

アルバイトスタッフのバックアップスタッフを確保することも、忘れないようにしましょう。「スタッフがシフトの変更を希望する場合は、最低でも1週間前に申し出るなどのルールを決めておくとよい」と記載しました。しかし、ルールを決めていても「明日休みたい」「当日出られなくなった」というケースも出てくるでしょう。

そのため、欠員が出る可能性がある前提で、対応するためのバックアップスタッフを事前に確保することが重要です。スタッフがバックアップ可能かどうかは、シフト希望表を提出させる際に確認しておきましょう。バックアップ可能な日時をマネージャーとスタッフで共有しておき、緊急時には対応するといったイメージです。

なお、ここで重要なのは、シフトを組む際と同様に特定のスタッフに依存しすぎないこと。アルバイトスタッフは、「できればバックアップはしたくない」という人が多い傾向です。バックアップは、あくまでもアルバイトスタッフの好意によって行われるものです。経営側の都合で定常的に行われるべきものではありません。

6.シフト管理システムを活用する

アルバイトが多い店ほどシフトを作るのに時間を取られる店長やオーナーも多いですよね。上述した5つのポイントを実行するにあたって、シフト管理システムを活用するのもおすすめ。例えば、以下のような場合も管理が簡単になります。

スタッフとシフト希望表を共有する
マスタースケジュールを共有する
バックアップスタッフのスケジュールを共有する

近年は、クラウドベースのシフト管理システムが多数登場しています。また、シフト管理だけでなく、スタッフの勤怠管理や、勤務実績管理、給与計算まで簡単にできるものもあります。1店舗のみのシフト作成であれば、「Sync Up」「Airシフト」など無料から使えるツールも。また、多くのものが今使っているPCやスマホから使えるため、初期のコストも抑えられます。

コミュニケーションが何よりも大切

ITを活用して、スタッフ全員で情報共有することは大切ですが、マネージャーとスタッフとの間のコミュニケーションを密にすることもおろそかにしてはいけません。コミュニケーションとは、「LINEやSNSを活用する」ということだけでなく、普段の会話なども含まれます。

・スタッフの話をよく聞き、それぞれのスタッフの希望などを十分に把握しておく・仕事に関する悩みや直面している課題などを共有し、一緒に解決を目指す

よい店長はスタッフとしっかりコミュニケーションが取れなくてはなりません。オンライン、オフラインを問わず、スタッフと十分にコミュニケーションをとることが重要です。シフトを組むうえでは、もしかするとスタッフとのコミュニケーションも大切にしましょう。

まとめ

飲食店のマネージャーがシフト管理する際の6つのポイントについて紹介しました。シフト管理の仕方は飲食店の規模や業態によって異なることは当然ですが、ここで紹介した6つのポイントは、飲食店の規模や業態を超えた共通のものです。特に「スタッフ全員で情報を共有する」「シフト管理システムを活用する」といったことは、これからの飲食店にとっては必須です。さらに、スタッフとの十分なコミュニケーションをとることは、飲食店の健全経営を進めるうえで重要な要素の一つです。スタッフと十分にコミュニケーションをとり、全員一丸となってお店を運営する状態を実現しましょう。